Que es un expediente de personal

0

Ejemplos de registros de personal

REVISADO POR: Charlette BeasleyCharlette tiene más de 10 años de experiencia en contabilidad y finanzas y 2 años de colaboración con líderes de RRHH en proyectos independientes. Ella utiliza esta amplia experiencia para responder a sus preguntas sobre las nóminas.

ESCRITO POR: Jennifer HartmanPublicado el 7 de abril de 2022Jennifer Hartman es especialista en recursos humanos y redactora de Fit Small Business, con más de 15 años de experiencia en contabilidad, nóminas y recursos humanos.

Un archivo de personal es una carpeta de papel o electrónica que contiene documentos de RRHH y de nóminas relacionados con empleados nuevos, existentes o pasados. Los documentos de un expediente de personal de un empleado deben cubrir todo el ciclo de vida del empleo, desde las cartas de oferta y los formularios W-4 hasta las revisiones de rendimiento y el papeleo de despido. También debe incluir los documentos básicos de los empleados y la información sobre su remuneración en cumplimiento de las leyes laborales federales y estatales.

Descargue nuestras listas de comprobación gratuitas para ayudarle a entender qué registros laborales debe almacenar; pueden editarse para añadir documentos específicos de su empresa. A continuación, siga leyendo para obtener información más específica sobre lo que debe incluirse y no incluirse en un archivo de personal seguro.

Expediente del empleado

5 millas10 millas25 millas100 millas250 millas500 millasBuscar un abogado laboralWorkplace Fairness es una organización sin ánimo de lucro que trabaja para preservar y promover los derechos de los empleados. Este sitio ofrece información completa sobre los derechos laborales y los problemas de empleo a nivel nacional y en los 50 estados. Es para los trabajadores, los empleadores, los defensores, los responsables políticos, los periodistas y cualquier otra persona que quiera entender, proteger y fortalecer los derechos de los trabajadores.Más sobre la equidad en el trabajo¡Haga una pregunta, obtenga una respuesta lo antes posible!

Carpetas de archivos de personal

Almacenar y mantener los expedientes de los empleados es un aspecto necesario para dirigir una empresa. Existen normativas estatales y federales que obligan a saber qué información deben conservar las empresas y durante cuánto tiempo. Entender cómo manejar los archivos de personal hace que el proceso sea más fácil de gestionar. En este artículo, explicaremos qué es un expediente de personal, describiremos qué documentos deben incluirse, ofreceremos tres prácticas clave, daremos consejos para la organización de los documentos y responderemos a las preguntas más frecuentes.

Un expediente de personal es un lugar en el que se almacena toda la documentación necesaria asociada a la relación laboral de cada empleado con la empresa. Por lo general, las empresas guardan los expedientes de personal en categorías distintas por motivos de confidencialidad y para facilitar la localización de documentos concretos:

Dedique unos días o semanas, dependiendo del tamaño de la empresa, a organizar, actualizar y eliminar los archivos de personal obsoletos cada año. Las empresas deben mantener los archivos de personal durante un periodo de tiempo después de que un empleado haya dejado su puesto. Sin embargo, cada documento tiene un periodo de almacenamiento diferente. La revisión periódica de los expedientes inactivos puede ayudar a mantener el papeleo organizado y a salvo.

Gestión de los expedientes de personal

Un expediente de empleado, o registro de personal, es un grupo de documentos que contiene toda la información relevante sobre el tiempo de un empleado en su empresa, desde su solicitud de empleo hasta su carta de dimisión.

Es posible que estés confundido sobre lo que debe contener un expediente de empleado o que te preguntes durante cuánto tiempo debes conservar la información. En esta guía hemos creado una lista de control de los expedientes de los empleados para ayudarte a reunir todos los documentos adecuados y responder a las preguntas más comunes que puedas tener.

También significa que puede presentar cualquier registro necesario en caso de que un empleado le reclame. Por eso es importante mantener actualizado el expediente personal de un empleado y revisar periódicamente todos los archivos para asegurarse de que están todos los documentos pertinentes.

Dado que los expedientes de los empleados contienen información privada, como la dirección del domicilio o los detalles de cualquier medida disciplinaria, debe asegurarse de que estén protegidos y de que el acceso sea limitado. Sólo el propio empleado, su jefe directo y el personal de RRHH deberían poder ver sus expedientes.

Los días en que se guardaban los documentos de los empleados en un armario cerrado a prueba de incendios están pasando rápidamente a la historia para muchas empresas. El método más seguro y fiable para mantener los expedientes personales de los empleados en un solo lugar es almacenarlos en el software de RRHH.




error: Content is protected !!