Que es un expediente de personal

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Tipos de registros de personal

El expediente de personal del empleado es el principal archivo del empleado que contiene el historial de la relación laboral, desde la solicitud de empleo hasta la entrevista de salida y la documentación de terminación del empleo.

En algunas empresas, el acceso al expediente está restringido al personal de RRHH. En estas organizaciones, los supervisores o gerentes mantienen su propio archivo de gestión que incluye documentos a los que podrían necesitar acceder, como copias de evaluaciones de rendimiento anteriores.

En general, no querrá guardar en el expediente personal del empleado documentos a los que éste no tenga razonablemente derecho a acceder. Puede considerar la posibilidad de guardar todos los documentos relacionados con la comprobación de antecedentes, las referencias, las listas de comprobación de las entrevistas y las calificaciones en un archivo separado que se cree para albergar todos los documentos relacionados con un evento de reclutamiento y contratación concreto.

El archivo de personal de los empleados suele guardarse en un archivador cerrado, a prueba de incendios, en un lugar cerrado con llave al que pueda acceder el personal de Recursos Humanos. La confidencialidad de la información del empleado en el archivo de personal es de suma importancia.

Registros de personal en la gestión de recursos humanos

Almacenar y mantener los registros de los empleados es un aspecto necesario para dirigir una empresa. Existen normativas estatales y federales que obligan a saber qué información deben conservar las empresas y durante cuánto tiempo. Entender cómo manejar los archivos de personal hace que el proceso sea más fácil de gestionar. En este artículo, explicaremos qué es un expediente de personal, describiremos qué documentos deben incluirse, ofreceremos tres prácticas clave, daremos consejos para la organización de los documentos y responderemos a las preguntas más frecuentes.

Un expediente de personal es un lugar en el que se almacena toda la documentación necesaria asociada a la relación laboral de cada empleado con la empresa. Por lo general, las empresas guardan los expedientes de personal en categorías distintas por motivos de confidencialidad y para facilitar la localización de documentos concretos:

Dedique unos días o semanas, dependiendo del tamaño de la empresa, a organizar, actualizar y eliminar los archivos de personal obsoletos cada año. Las empresas deben mantener los archivos de personal durante un periodo de tiempo después de que un empleado haya dejado su puesto. Sin embargo, cada documento tiene un periodo de almacenamiento diferente. La revisión periódica de los expedientes inactivos puede ayudar a mantener el papeleo organizado y a salvo.

Expediente personal o archivo de personal

La Universidad mantiene información de personal para cada empleado con el fin de tener un registro completo, preciso y actual del salario del empleado y su historial de trabajo en la Universidad. Este memorando guía establece las políticas y procedimientos para facilitar el establecimiento, uso y mantenimiento de los datos de personal, en cualquier forma que se mantenga.

Si bien estas declaraciones de política son aplicables a todo el personal de la Universidad, el Departamento de Recursos Humanos del SLAC mantiene sus propios archivos de personal centralizados y debe ser contactado para obtener información de procedimiento específica relacionada con los archivos de personal para los empleados del SLAC.

1. Los expedientes personales de los empleados se definen como la solicitud de empleo y los registros que se utilizan o se han utilizado para determinar las calificaciones de un empleado para la promoción, la compensación, la terminación o la acción disciplinaria. En el apartado 3 se ofrece una lista detallada de los contenidos adecuados.

Volver al principio3. ContenidoLos expedientes personales de los empleados deben contener únicamente la información directamente relacionada con las funciones del puesto, el salario, el rendimiento y el historial general de empleo del empleado. Los expedientes médicos, en su caso, deben mantenerse separados de los demás expedientes (véase la Guía para supervisores en la página siguiente). En las tres subsecciones siguientes se enumeran muchos tipos de documentos que, si existen, son apropiados para su conservación en los expedientes de personal de los empleados. Los documentos que no han sido compartidos con el empleado y el supervisor no deben figurar en el expediente.

Carpetas de archivos de personal

REVISADO POR: Charlette BeasleyCharlette tiene más de 10 años de experiencia en contabilidad y finanzas y 2 años de colaboración con líderes de RRHH en proyectos independientes. Ella utiliza esta amplia experiencia para responder a sus preguntas sobre las nóminas.

ESCRITO POR: Jennifer HartmanPublicado el 7 de abril de 2022Jennifer Hartman es especialista en recursos humanos y redactora de Fit Small Business, con más de 15 años de experiencia en contabilidad, nóminas y recursos humanos.

Un archivo de personal es una carpeta de papel o electrónica que contiene documentos de RRHH y de nóminas relacionados con empleados nuevos, existentes o pasados. Los documentos de un expediente de personal de un empleado deben abarcar todo el ciclo de vida del empleo, desde las cartas de oferta y los formularios W-4 hasta las revisiones de rendimiento y el papeleo de despido. También debe incluir los documentos básicos de los empleados y la información sobre su remuneración en cumplimiento de las leyes laborales federales y estatales.

Descargue nuestras listas de comprobación gratuitas para ayudarle a entender qué registros laborales debe almacenar; pueden editarse para añadir documentos específicos de su empresa. A continuación, siga leyendo para obtener información más específica sobre lo que debe incluirse y no incluirse en un archivo de personal seguro.




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