Que debe contener el expediente de un trabajador

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Documentos de RRHH

¿Es necesario mantener el expediente del empleado en forma física? Liam DohertyLiam Doherty trabaja en el sector de los Recursos Humanos desde 2015. Liam tiene un amplio conocimiento en la reubicación de empleados de cualquier parte del mundo en los Emiratos Árabes Unidos. Liam realizó un máster en gestión de RRHH y nóminas en Dubái el 2018Colocado el 25 de octubre de 2020Actualizado el 5 de septiembre de 2021

Para muchas grandes empresas, supone un gran volumen de papeleo cuando se trata del expediente de los empleados en formato físico ya que el número de empleados es increíblemente grande y hay mucho papeleo para cada uno de ellos. Aunque en algunos casos es necesario tenerlo, puedes aprender otras formas de mantener estos archivos organizados.

En este artículo, usted aprenderá todo lo que necesita saber sobre el mantenimiento del archivo de los empleados y las razones por las que es necesario mantenerlo en forma física en algunos casos específicos. También aprenderás algunos consejos para mantener los expedientes de los empleados organizados y sistematizados para ayudarte a mantener el orden. Observemos:

El expediente del empleado es la suma de todos los registros que tiene cada uno de tus empleados, y que incluye todo lo relacionado con la historia de su carrera profesional y su vida. Es obligatorio contar con estos expedientes dentro de cada empresa, sin importar el país en el que se encuentre o esté establecida.

Formulario de solicitud de empleo

En algunas circunstancias, los expedientes de personal pueden convertirse en pruebas en una demanda presentada contra su empresa por uno o varios antiguos empleados descontentos. Por ello, debe asegurarse siempre de que se mantienen y actualizan ciertos documentos en los expedientes de personal de sus empleados para protegerse. Por ejemplo, los expedientes de personal deben contener siempre las evaluaciones periódicas de los empleados, las notificaciones de aumentos de sueldo, las felicitaciones de los empleados y cualquier prueba de los procedimientos disciplinarios que se hayan tomado contra el empleado.

Nunca debe guardar documentos o entradas que no estén relacionados con el rendimiento o las cualificaciones del empleado. Muchos empleadores se han metido en problemas por guardar documentos o notas relacionados con las opiniones políticas de un empleado, su vida privada o críticas infundadas sobre la raza, el género o la religión de un empleado.

Una buena práctica que debe adoptarse es inspeccionar y limpiar periódicamente todos los expedientes personales de los empleados. Debería fijar un momento para hacerlo al menos una vez al año, quizás al mismo tiempo que realiza las evaluaciones de rendimiento de los empleados. Cuando revise los expedientes de personal, debería tratar de eliminar cualquier documento que no sea necesario. A continuación se indican algunas cuestiones que debe tener en cuenta al realizar esta tarea:

Inducción al trabajo

Las organizaciones están obligadas a mantener expedientes de personal para cada empleado. Aprenda cómo se define un expediente de personal, y revise los procesos para crear cada expediente y asegurar que se mantiene adecuadamente.

Creación de archivos de personalAl crear archivos de personal es importante preguntarse primero: ¿papel o electrónico? Si una empresa carece totalmente de papel, estas carpetas de expedientes se pueden confeccionar electrónicamente y guardar. En algunos casos, las empresas acaban teniendo ambas cosas. En cualquier caso, a la hora de crear estos expedientes, es importante no mezclar todo sin pensar. En lugar de ello, hay que agrupar los documentos específicos de un tema, como toda la documentación fiscal junta, etc., en subcarpetas. Además, puede ser útil tener un índice de contenidos, ya sea físicamente en la parte superior del archivo o en una portada dentro del archivo, lo que facilita la búsqueda. Mantenimiento de los archivos de personalEl mantenimiento de los archivos de personal puede ser una tarea ardua. Los dos tipos de sistemas de archivo: electrónico y en papel, tienen sus aspectos positivos y negativos.

Expediente de personal

La Universidad mantiene información de personal para cada empleado con el fin de tener un registro completo, preciso y actual del salario del empleado y su historial de trabajo en la Universidad. Este memorando guía establece las políticas y procedimientos para facilitar el establecimiento, uso y mantenimiento de los datos de personal, en cualquier forma que se mantenga.

Si bien estas declaraciones de política son aplicables a todo el personal de la Universidad, el Departamento de Recursos Humanos del SLAC mantiene sus propios archivos de personal centralizados y debe ser contactado para obtener información de procedimiento específica relacionada con los archivos de personal para los empleados del SLAC.

1. Los expedientes personales de los empleados se definen como la solicitud de empleo y los registros que se utilizan o se han utilizado para determinar las calificaciones de un empleado para la promoción, la compensación, la terminación o la acción disciplinaria. En el apartado 3 se ofrece una lista detallada de los contenidos adecuados.

Volver al principio3. ContenidoLos expedientes personales de los empleados deben contener únicamente la información directamente relacionada con las funciones del puesto, el salario, el rendimiento y el historial general de empleo del empleado. Los expedientes médicos, en su caso, deben mantenerse separados de los demás expedientes (véase la Guía para supervisores en la página siguiente). En las tres subsecciones siguientes se enumeran muchos tipos de documentos que, si existen, son apropiados para su conservación en los expedientes de personal de los empleados. Los documentos que no han sido compartidos con el empleado y el supervisor no deben figurar en el expediente.




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