Programa gestion de expedientes abogados

Índice
  1. Software de redacción de documentos jurídicos
    1. Gestión de archivos en un bufete de abogados
    2. Gestión de los expedientes electrónicos de los bufetes de abogados
    3. Software de gestión de documentos jurídicos en Canadá

Software de redacción de documentos jurídicos

Una gestión eficaz de los expedientes constituye la base o la infraestructura para prestar un servicio oportuno y eficaz a los clientes y gestionar adecuadamente los asuntos de éstos. La Guía de gestión de expedientes ("Guía") establece las características esenciales de los sistemas de gestión de los asuntos de los clientes para garantizar el cumplimiento de los requisitos normativos relativos a cuestiones como la preservación de la confidencialidad de los clientes y la evitación de conflictos.

Ofrece sugerencias prácticas sobre procedimientos eficaces de apertura y cierre de expedientes, sistemas de comprobación y almacenamiento de conflictos, y consideraciones relativas a la conservación y eliminación de expedientes cerrados de clientes.

Un componente de la gestión de los asuntos de los clientes es el manejo o la gestión de los "expedientes". Históricamente, el término "expediente" se refería a las carpetas físicas de papel que albergan los documentos físicos relacionados con el asunto del cliente.

En el entorno electrónico o informático, el equivalente a la carpeta física de papel, el "expediente", se denomina "carpeta" o "directorio" y el corolario de un único documento de papel, se denomina "expediente" o "documento".

Gestión de archivos en un bufete de abogados

Con tantas herramientas diferentes en el mercado, todas ellas con propósitos distintos y con diferentes puntos de venta y especialidades, puede ser difícil entender qué tipos de software para abogados son los realmente imprescindibles para su bufete.

La principal ventaja de utilizar una solución de plataforma central para la gestión de todo el bufete en lugar de docenas de herramientas individuales para cada caso de uso es lo bien que se puede conectar todo. Puede automatizar y agilizar los flujos de trabajo importantes, mantener sus datos y documentos seguros al no tener que moverlos manualmente entre las herramientas, y acceder a toda la información de su despacho desde una ubicación central.

Pero cuanto más detallados sean sus requisitos en materia de documentos (piense en plantillas de documentos avanzadas, en un control completo del acceso de los usuarios o en la conexión de carpetas a asuntos específicos), más difícil será confiar únicamente en las herramientas de caja grande.

En el lado opuesto, está Conga Composer. Su pan de cada día es la generación de documentos a partir de plantillas, y es una gran opción si su principal requisito para el software de documentos es generar rápidamente nuevos documentos.

Gestión de los expedientes electrónicos de los bufetes de abogados

La gestión de documentos es un subconjunto de la gestión de activos digitales que se ocupa específicamente de los documentos y archivos de texto. Un sistema de gestión de documentos es una plataforma de software que almacena, rastrea y controla los documentos electrónicos y los documentos en papel escaneados. La mayoría de los sistemas se basan en la funcionalidad de un archivador electrónico.

La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) puede interpretar los archivos de texto entrantes para realizar funciones de nomenclatura e indexación personalizadas, eliminando la necesidad de nombrar manualmente y reduciendo el riesgo de archivar de forma incorrecta. Además de la conversión a PDF, el software de OCR también debería ser capaz de convertir el texto escaneado a formatos legibles por máquina, como el PDF con capacidad de búsqueda.

Es casi seguro que su oficina y sus clientes ya utilizan un paquete de software personalizado para redactar documentos, compartir archivos, llevar la contabilidad y comunicarse. Cualquier sistema de gestión de documentos que implemente debe funcionar a la perfección con las aplicaciones que ya utiliza. Pasar de una aplicación a otra para localizar información dispersa en sistemas divididos puede convertirse fácilmente en una pérdida de tiempo en profesiones basadas en datos como la abogacía. Tener acceso a todos sus documentos en un solo lugar permite a su equipo trabajar de forma eficiente y sin interrupciones.

Software de gestión de documentos jurídicos en Canadá

Los sistemas generales de gestión de documentos, como Confluence y Evernote, suelen ofrecer un completo conjunto de herramientas para almacenar, encontrar, organizar y gestionar sus documentos (por ejemplo, almacenamiento de documentos, etiquetado, gestión de versiones, búsqueda de texto completo, gestión de correo electrónico, etc.)

Casi todos los bufetes de abogados se enfrentan a un gran volumen de documentos y papeleo literal, así como a diversas normativas de confidencialidad y privacidad que determinan la forma en que estos documentos deben ser procesados, accedidos y almacenados.

Un software de gestión de documentos para bufetes de abogados no sólo ayuda a estar al tanto del almacenamiento y la organización de los documentos, sino que también hace un seguimiento automático de los metadatos asociados, por ejemplo, el número de caso, el cliente, los abogados de la parte contraria, etc. Esto mantiene toda la información relevante actualizada y siempre accesible cuando se necesita.

En los sistemas avanzados de gestión de documentos, los despachos de abogados también pueden crear sus propias plantillas y automatizar los flujos de trabajo de los contratos para diferentes tipos de casos y gestionar todo el ciclo de vida de los contratos desde un único lugar. Los usuarios sólo tienen que hacer pequeñas adaptaciones en relación con el caso concreto y ya están listos.

Redacción Consultar Imprimir

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