Expediente de un trabajador ejemplo

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Gestión de documentos de RRHH

Si un empleador no permite a un empleado actual, a un ex empleado o a un representante inspeccionar o copiar los registros del personal dentro de los plazos especificados, o de los plazos acordados por mutuo acuerdo, el empleado actual, el ex empleado o el Comisionado Laboral pueden recuperar una multa de $750.00 del empleador.    El empleado actual o el ex empleado también puede presentar una acción de desagravio por mandato judicial para obtener el cumplimiento, y puede recuperar los costos y los honorarios razonables de los abogados en dicha acción a través del proceso judicial.

El derecho a inspeccionar los archivos y registros de personal no se aplica a los registros relacionados con la investigación de un posible delito penal, las cartas de referencia o las calificaciones, informes o registros que (a) se obtuvieron antes del empleo del empleado, (b) fueron preparados por miembros identificables del comité de examen, o (c) se obtuvieron en relación con un examen de promoción.

El derecho a inspeccionar los expedientes de personal no se aplica a un empleado cubierto por un convenio colectivo válido si el convenio establece expresamente todo lo siguiente (1) los salarios, las horas de trabajo y las condiciones laborales de los empleados, (2) un procedimiento para la inspección y la copia de los expedientes de personal, (3) tarifas salariales superiores para todas las horas extraordinarias trabajadas, (4) una tarifa salarial regular de no menos del 30 por ciento más que la tarifa salarial mínima estatal.

Medidas disciplinarias para los empleados

La adopción de las mejores prácticas de registro facilita el seguimiento de los datos de los empleados, la identificación de errores en las nóminas y el funcionamiento eficaz de la empresa. También ayuda a evitar multas por hacer lo que no se debe.

Es necesario conservar cierta información sobre cada empleado. Si un empleado recibe un salario anual en virtud de un premio, los empresarios están obligados a mantener registros adicionales para estos empleados. Consulte los salarios anuales para obtener más información.

En el marco de un laudo, si un empresario acuerda que un empleado se tome las vacaciones anuales por adelantado, debe conservar una copia del acuerdo. El acuerdo tiene que indicar la cantidad de vacaciones que se toma y el día en que comienzan.

En caso de traspaso de la empresa, el antiguo empleador debe entregar al nuevo empleador los registros de cualquier empleado que se transfiera. El nuevo empresario también tiene que pedir los registros de empleo del antiguo empresario para cualquier empleado que se transfiera y que se convierta en empleado en los tres meses siguientes a la venta.

Los empresarios también pueden ser sancionados si deciden llevar el asunto a los tribunales. En algunos casos, los empleadores que no han llevado registros o no han puesto los registros a disposición de la inspección pueden tener que demostrar a un tribunal que no pagaron de menos a un empleado.

Registros de papel Gdpr

Regla de los céntimos por milla. La tasa de kilometraje profesional para 2022 es de 58,5 céntimos por milla. Puede utilizar esta tasa para reembolsar a un empleado por el uso empresarial de un vehículo personal y, en determinadas condiciones, puede utilizar la tasa según la regla de centavos por milla para valorar el uso personal de un vehículo que proporciona a un empleado. Consulte la regla de los céntimos por milla en el apartado 3.

Exclusión por estacionamiento calificado y beneficio de transporte al trabajo. Para el año 2022, la exclusión mensual por estacionamiento calificado es de $280 y la exclusión mensual por transporte en vehículo de carretera y pases de tránsito es de $280. Consulte las prestaciones de transporte cualificadas en el apartado 2.

Reembolsos de gastos de mudanza. La ley P.L. 115-97, Tax Cuts and Jobs Act, suspende la exclusión de los reembolsos de gastos de mudanza calificados de los ingresos de su empleado para los años fiscales que comienzan después de 2017 y antes de 2026. Sin embargo, la exclusión sigue estando disponible en el caso de un miembro de las Fuerzas Armadas de Estados Unidos en servicio activo que se traslada debido a un cambio permanente de estación por una orden militar. La exclusión se aplica únicamente al reembolso de los gastos de mudanza que el miembro podría deducir si los hubiera pagado o incurrido sin reembolso. Consulte los gastos de mudanza en la Pub. 3, Guía Fiscal de las Fuerzas Armadas, para conocer la definición de lo que constituye un cambio de destino permanente y saber qué gastos de mudanza son deducibles.

Formulario de información para el empleado

La obligación del empresario de conservar los registros de personal se rige por una combinación de requisitos empresariales y legales, junto con recomendaciones profesionales. Los registros de personal incluyen los datos personales del empleado, la información salarial y fiscal, el tiempo de trabajo, las ausencias, la formación, la evolución de la carrera y cualquier asunto disciplinario o de reclamación.

Los empresarios deben tener en cuenta que, en virtud de la legislación sobre protección de datos, tienen obligaciones generales no sólo con sus empleados, tanto actuales como antiguos, sino también con los trabajadores contratados, el personal de las agencias y los solicitantes, todos los cuales pueden ser actuales o antiguos.

Esta guía considerará los tipos de registros de los empleados y las diferentes obligaciones del empleador para conservar cada uno de ellos, así como la forma de gestionar los registros de personal de acuerdo con la legislación de protección de datos durante y después del período de empleo de un empleado.

Como organización, conservará diferentes tipos de registros sobre cada uno de sus antiguos o actuales empleados. El tiempo que tiene que conservar cada tipo de registro depende de si está establecido por la ley, o por el tiempo que su empresa podría ser demandada por el empleado después de que se haya ido, o simplemente por la buena práctica.




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