Documentos que integran un expediente de personal

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Solicitudes de empleo

El expediente personal del empleado es el principal archivo del empleado que contiene el historial de la relación laboral desde la solicitud de empleo hasta la entrevista de salida y la documentación de terminación del empleo.

En algunas empresas, el acceso al expediente está restringido al personal de RRHH. En estas organizaciones, los supervisores o gerentes mantienen su propio archivo de gestión que incluye documentos a los que podrían necesitar acceder, como copias de evaluaciones de rendimiento anteriores.

En general, no querrá guardar en el expediente personal del empleado documentos a los que éste no tenga razonablemente derecho a acceder. Puede considerar la posibilidad de guardar todos los documentos relacionados con la comprobación de antecedentes, las referencias, las listas de comprobación de las entrevistas y las calificaciones en un archivo separado que se cree para albergar todos los documentos relacionados con un evento de reclutamiento y contratación concreto.

El archivo de personal de los empleados suele guardarse en un archivador cerrado, a prueba de incendios, en un lugar cerrado con llave al que pueda acceder el personal de Recursos Humanos. La confidencialidad de la información del empleado en el archivo de personal es de suma importancia.

Mantener los registros digitales y electrónicos de los empleados

En algunas circunstancias, los expedientes de personal pueden convertirse en pruebas en una demanda presentada contra su empresa por uno o varios antiguos empleados descontentos. Por ello, debe asegurarse siempre de que se mantienen y actualizan ciertos documentos en los archivos de personal de sus empleados para protegerse. Por ejemplo, los expedientes de personal deben contener siempre las evaluaciones periódicas de los empleados, las notificaciones de aumentos de sueldo, las felicitaciones de los empleados y cualquier prueba de los procedimientos disciplinarios que se hayan tomado contra el empleado.

Nunca debe guardar documentos o entradas que no estén relacionados con el rendimiento o las cualificaciones del empleado. Muchos empleadores se han metido en problemas por guardar documentos o anotaciones relacionadas con las opiniones políticas de un empleado, su vida privada o críticas infundadas sobre la raza, el género o la religión de un empleado.

Una buena práctica que debe adoptarse es inspeccionar y limpiar periódicamente todos los expedientes personales de los empleados. Debería fijar un momento para hacerlo al menos una vez al año, quizás al mismo tiempo que realiza las evaluaciones de rendimiento de los empleados. Cuando revise los expedientes de personal, debería tratar de eliminar cualquier documento que no sea necesario. A continuación se indican algunas cuestiones que debe tener en cuenta al realizar esta tarea:

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En realidad, los empresarios no están obligados a crear y mantener un expediente de personal para cada empleado. Sin embargo, los documentos relativos a sus empleados deben guardarse en algún lugar. La variedad de documentos creados puede suscitar dudas sobre si un documento concreto debe figurar en el expediente personal de un empleado.

Probablemente sepa que la información médica debe guardarse por separado en un archivo confidencial, y sus archivos de personal probablemente incluyan documentos como solicitudes de empleo, evaluaciones de rendimiento y registros disciplinarios. Entre los expedientes relacionados con los que puede tener dudas se encuentran las notas tomadas durante la entrevista de trabajo o la documentación de una investigación para respaldar una medida disciplinaria.

Durante las entrevistas de trabajo, usted (o el director de contratación) probablemente tomará notas sobre el candidato. Estas notas pueden tomarse durante la entrevista, o pueden escribirse inmediatamente después de la entrevista para ampliar las ideas anotadas. Estas notas no tienen por qué figurar en el expediente personal del empleado, y deben guardarse por separado.

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Respuesta: Parece que muchas organizaciones están haciendo una limpieza de primavera, ya que en las últimas semanas han surgido varias preguntas sobre el mantenimiento de los archivos.  Este es un tema que abordamos con frecuencia porque a menudo es difícil estar al tanto de todo el papeleo y mantener los archivos de los empleados tan organizados y seguros como sea posible.

Siempre es bueno auditar los archivos de personal de forma periódica para asegurarse de que los documentos están en el lugar correcto.  Además, como los empleados pueden ver sus expedientes de personal, se asegura de que está proporcionando información precisa y adecuada en el momento oportuno.

Además, asegúrese de tener una política clara y coherente sobre lo que se comparte, tanto interna como externamente, sobre sus empleados.  La EEOC quiere estar segura de que la información está protegida para que no se produzcan prácticas injustas o discriminatorias. El principal objetivo de nuestras recomendaciones es asegurarse de que los documentos están protegidos, se utilizan correctamente y se eliminan de forma adecuada.

Para obtener más información, haga clic aquí para ver nuestro resumen de archivos de personal, y aquí para ver nuestro calendario de conservación de registros actual.  Y si tiene preguntas específicas sobre cómo organizar sus archivos, o cualquier otra cuestión de recursos humanos, llame a nuestra línea directa de recursos humanos en cualquier momento al (800) 448-4584.  Estamos aquí para ayudarle.




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