Deacuerdo con los registros de una empresa

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Acompañando al extracto bancario había una nota de crédito

El Reglamento General de Protección de Datos obliga, según el art. 30 del RGPD, una documentación escrita y una visión general de los procedimientos por los que se tratan los datos personales. Los registros de las actividades de tratamiento deben incluir información significativa sobre el tratamiento de datos, incluidas las categorías de datos, el grupo de interesados, la finalidad del tratamiento y los destinatarios de los datos. Esta información debe ponerse completamente a disposición de las autoridades que la soliciten.

La obligación de crear registros de las actividades de tratamiento no sólo se impone al responsable del tratamiento y a su representante, sino también directamente al encargado del tratamiento y a sus representantes, tal como se establece en el art. 30(2) del RGPD. Para variar, las empresas o instituciones con menos de 250 empleados están exentas de mantener un registro, si el tratamiento no puede suponer un riesgo para los derechos y libertades del interesado, si no se tratan categorías especiales de datos o si el tratamiento se realiza solo ocasionalmente, como se indica en el Art. 30(5) DEL RGPD. En la práctica, esta excepción rara vez es aplicable. Aparte de las dificultades que surgen durante la interpretación de lo que se considera «sólo ocasional», en la mayoría de las empresas -incluso con una interpretación amplia del término- los datos se tratarán inequívocamente con regularidad, incluido el tratamiento de datos para el sitio web, su tienda web, el cálculo de salarios o los sistemas de CRM. Hay que tener en cuenta que la obligación de documentación y, por tanto, de registro de las actividades de tratamiento, será un punto de atención en las inspecciones de las autoridades sobre la aplicación del Reglamento de Protección de Datos.

Al preparar su conciliación bancaria al 31 de diciembre

Los registros contables son toda la documentación y los libros que intervienen en la elaboración de los estados financieros o los registros pertinentes para las auditorías y las revisiones financieras. Los registros contables incluyen los registros de activos y pasivos, las transacciones monetarias, los libros de contabilidad, los diarios y cualquier documento justificativo, como cheques y facturas.

Por lo general, existen normas y leyes que obligan a las entidades contables y a las empresas de contabilidad a conservar los registros contables durante un periodo de tiempo determinado. En Estados Unidos, la Comisión del Mercado de Valores (SEC) exige que las empresas contables conserven los registros de las auditorías y revisiones durante al menos siete años y que conserven cualquier registro que apoye o ponga en duda las conclusiones de una auditoría.

No existe un acuerdo universal sobre qué colección de documentos empresariales constituye un conjunto completo de registros contables. Los registros contables pueden considerarse un término general. Las distintas partes, como los acreedores, los inversores de capital o los grupos interesados en la gobernanza de la empresa, tendrán prioridades diferentes y, a menudo, contrapuestas; sus exigencias o preferencias en materia de documentación cambiarán continuamente.

El banco concilia su declaración con los registros de la empresa.

Estado de conciliación bancariaUna vez completado el proceso de conciliación bancaria, debería poder imprimir un informe a través de su programa de contabilidad que muestre los saldos bancarios y contables, las diferencias identificadas entre ambos (en su mayoría cheques no compensados) y cualquier diferencia restante no conciliada. Conserve una copia de este informe para cada mes. Los auditores querrán verlo como parte de su auditoría de fin de año. El formato del informe variará según el paquete de software; un diseño simplificado es:

Si usted completa la conciliación bancaria a fin de mes, imprima el informe de conciliación bancaria y archívelo en la carpeta de asientos mensuales. De este modo, los auditores podrán acceder fácilmente a la información si desean examinar las conciliaciones en una fecha posterior.

¿Cuál es el importe de los cheques pendientes a 31 de julio?

En Nueva Zelanda, todas las empresas deben conservar y mantener registros sobre su empresa y su gestión. Entre ellos se encuentran los registros de la empresa, como las actas, así como los registros financieros y el registro de acciones de la empresa.

Por qué son importantes los registrosDependiendo de la naturaleza de su empresa, tendrá que informar a varios organismos públicos sobre sus actividades empresariales. Utilice la herramienta «Compliance matters» para saber cuáles son sus obligaciones de información.

Constitución de la empresaSi su empresa tiene una constitución, debe conservarse una copia de la misma en el domicilio social de su empresa.Después de constituir una empresa, puede decidir modificar su constitución o adoptar una. Su junta directiva debe notificarnos en un plazo de 10 días hábiles si adopta, modifica o revoca su constitución.

Cuando constituya su empresa en la Oficina de Sociedades, deberá cumplir con las leyes neozelandesas, incluyendo la reserva del nombre de la empresa, el nombramiento de los administradores, la emisión de acciones y el registro de impuestos.

Una vez que su empresa esté registrada en la Oficina de Sociedades, designe quién tendrá autoridad para presentar sus declaraciones anuales, y actualice su nombre, dirección, constitución, datos de los directores y accionistas.




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