Como verificar si una factura es valida

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Formato de la lista de comprobación de facturas

En pocas palabras, las facturas recibidas son solicitudes formales y escritas de un vendedor, proveedor o prestador de servicios que deben ser verificadas, aprobadas, asignadas a la codificación de la cuenta del Libro Mayor y preparadas para el procesamiento del pago. La gestión de las facturas recibidas puede ser un proceso sencillo o complejo, dependiendo de las normas de su empresa, y debe seguir las normas de cumplimiento.

Normalmente, el procesamiento de las facturas lo realiza el departamento de cuentas por pagar en las organizaciones más grandes. En las empresas pequeñas y medianas, el procesamiento de las facturas puede recaer en los departamentos de contabilidad general, los directores de oficina o los propietarios.

Las facturas entrantes de un vendedor o proveedor deben ser verificadas, aprobadas, asignadas a la codificación de la cuenta de tesorería y preparadas para el procesamiento del pago. La gestión de estas facturas puede ser un proceso sencillo o complejo, dependiendo de las normas de su empresa, y sea cual sea el enfoque que elija, debe seguir las normas de cumplimiento.

La forma de procesar las facturas varía de una empresa a otra. Pero tanto si se procesan y registran las facturas manualmente como si se utiliza un software de procesamiento de facturas y automatización, algunos principios contables básicos son los mismos. He aquí 5 pasos comunes para el procesamiento de facturas.

Cómo confirmar una factura

Una factura del Impuesto sobre Bienes y Servicios (GST) o una factura GST es una lista de los bienes enviados o los servicios prestados, junto con el importe a pagar. Todas las empresas registradas en el GST deben emitir una factura que contenga un GSTIN válido, y que además muestre el desglose del GST integrado, el GST central y el GST estatal. Además, es importante conocer los datos de una factura y comprobar si la factura GST emitida es auténtica o no.

(ii) Si una empresa no se ha registrado en el GST pero utiliza un GSTIN falso en la factura y cobra el GST, también se considerará una factura falsa ya que el impuesto pagado no se depositará en el gobierno.

Un GSTIN es un código único de 15 dígitos asignado a cada contribuyente, que se basa en el PAN y se asigna a nivel estatal.    Si hay algún cambio en la estructura de este número, puede ser fácilmente identificado como un número falso. Sin embargo, el hecho de que un GSTIN se mencione en el formato correcto no significa que el GSTIN sea válido o pertenezca a la empresa que emite la factura.

Nota: Si busca por el nombre del producto, asegúrese de que está incluido en el código HSN correcto, ya que varios productos con el mismo nombre podrían tener diferentes códigos HSN, en función de su descripción, y por lo tanto tener múltiples tipos impositivos.

A ¿Cómo se verifican las facturas y otros documentos para comprobar su exactitud y cumplimiento?

La facturación electrónica ha visto por fin la luz. Aunque el Gobierno ha flexibilizado el mandato de facturación electrónica con ciertas condiciones, la facturación electrónica ya está oficialmente aquí y los contribuyentes han empezado a generar facturas conformes con el IRN.

La facturación electrónica, en la medida en que afecta a los proveedores, también tiene un efecto dominó en el ciclo de compras. Y las consecuencias del incumplimiento por parte de los proveedores pueden costar a los beneficiarios su ITC. Y quién no querría protegerse contra este riesgo y poner en marcha controles y procesos. Más información sobre la facturación electrónica y la solicitud de ITC.

Sólo para recapitular, la facturación electrónica en la India, que entró en funcionamiento el 1 de octubre de 2020, requiere que los proveedores o los operadores de comercio electrónico en nombre de sus proveedores registren sus documentos en el sistema designado por el Gobierno, es decir, el Portal de Registro de Facturas (IRP). Una vez registrado, el IRP envía un número de referencia de factura único (IRN), un código QR y los datos completos de la factura, verificados y firmados digitalmente.

A partir de ahora, la factura electrónica recibida de los proveedores (a los que se aplica el mandato) tendrá la información adicional relacionada con el IRN. Por lo tanto, los destinatarios deben verificarla y conservarla para su registro. A continuación se exponen algunas cuestiones importantes que, como receptores de facturas electrónicas, deben conocer y, en caso necesario, estar preparados.

Búho de las facturas

Una factura suele tener una plantilla, con secciones que proporcionarán al departamento de contabilidad lo que necesita saber para aprobar, procesar y entregar el pago a un proveedor de manera eficiente y oportuna. Estos son los 5 aspectos más importantes que hay que buscar en una factura:

El nombre del proveedor, el nombre de la empresa, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono deben aparecer claramente. El departamento de contabilidad necesitará esta información para saber a dónde enviar el pago. La falta de un código postal o de un número de teléfono puede retrasar la tramitación de una factura.

No todas las facturas hacen referencia a un número de orden de compra, porque no todas las transacciones requieren uno. Normalmente, una orden de compra, o «P.O.», sólo es necesaria para las compras más caras. Por ejemplo, una empresa puede tener la política de que todas las compras superiores a 2.500 dólares deben tener una orden de compra aprobada antes de la venta.

Cuando el proveedor recibe el cheque, puede consultar el número de factura en el recibo de pago para ver por qué factura se le está pagando. Entonces puede marcar esa factura como pagada. Esto significa que la transacción también se ha completado para él. Esto es especialmente útil para un vendedor que hace muchos negocios con el mismo cliente y puede tener muchas facturas para aprobar y procesar.




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