Como verificar la validez de una factura

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En pocas palabras, las facturas recibidas son solicitudes formales y escritas de un vendedor, proveedor o prestador de servicios que deben ser verificadas, aprobadas, asignadas a la codificación de la cuenta del Libro Mayor y preparadas para el procesamiento del pago. La gestión de las facturas recibidas puede ser un proceso sencillo o complejo, dependiendo de las reglas de su empresa, y debe seguir las normas de cumplimiento.

Normalmente, el procesamiento de las facturas lo realiza el departamento de cuentas por pagar en las organizaciones más grandes. En las empresas pequeñas y medianas, el procesamiento de las facturas puede recaer en los departamentos de contabilidad general, los directores de oficina o los propietarios.

Las facturas entrantes de un vendedor o proveedor deben ser verificadas, aprobadas, asignadas a la codificación de la cuenta de tesorería y preparadas para el procesamiento del pago. La gestión de estas facturas puede ser un proceso sencillo o complejo, dependiendo de las normas de su empresa, y sea cual sea el enfoque que elija, debe seguir las normas de cumplimiento.

La forma de procesar las facturas varía de una empresa a otra. Pero tanto si se procesan y registran las facturas manualmente como si se utiliza un software de procesamiento de facturas y automatización, algunos principios contables básicos son los mismos. He aquí 5 pasos comunes para el procesamiento de facturas.

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También ejecuta controles de viabilidad en segundo plano para validar la coherencia del contenido de una factura. Además, valida automáticamente esos datos conectándose a bases de datos externas proporcionadas por las autoridades fiscales de los respectivos Estados miembros de la UE.

Con el VAT Checker, todo el proceso, desde la comprobación de la factura hasta la validación de la información contenida en ella, puede automatizarse en una plataforma central. Mientras que el contenido de la factura puede introducirse a través de un formulario de entrada interactivo, la herramienta ejecuta automáticamente comprobaciones de validación de dichos datos en segundo plano y, por tanto, garantiza que las incoherencias y los errores salgan a la luz al instante. Además, el comprobador del IVA también puede verificar el número de identificación fiscal del emisor de la factura y los datos de la empresa a través de la base de datos de la autoridad fiscal correspondiente, garantizando así que toda la información sea correcta y válida. La integración de nuestra herramienta de automatización de la contabilidad en las soluciones informáticas empresariales existentes garantiza que toda la información procesada se almacene de forma centralizada.

El VAT Checker permite comprobar y validar las facturas entrantes de forma automatizada y estandarizada. De este modo, proporciona un flujo de trabajo fácil de usar para ejecutar este proceso contable repetitivo pero indispensable.

Facturación por diferencias

Un código QR es un código de respuesta rápida, que es obligatorio en todas las facturas electrónicas para proporcionar un acceso simplificado a las facturas elegibles del GST. Se trata de un código de barras bidimensional en formato legible por máquina. El Gobierno ha lanzado una aplicación de verificación del código QR que puede utilizarse para verificar la autenticidad de una factura electrónica.

24 de febrero de 2022El sistema de facturación electrónica se extenderá a aquellos volúmenes de negocios anuales agregados de más de 20 millones de rupias hasta 50 millones de rupias a partir del 1 de abril de 2022, mediante la notificación nº 1/202230 de junio de 2021La CBIC ha emitido una notificación que pretende renunciar a la sanción impuesta por el incumplimiento de las disposiciones del código QR dinámico para las facturas B2C entre el 1 de diciembre de 2020 y el 30 de septiembre de 2021. 1 de junio de 2021El CBIC ha notificado a través de la Notificación del Impuesto Central nº 23 de fecha 1 de junio de 2021 que el sistema de facturación electrónica no se aplicará a un departamento gubernamental y a una autoridad local.30 de marzo de 2021El CBIC ha emitido una notificación con el objetivo de renunciar a la sanción impuesta por el incumplimiento de las disposiciones del código QR dinámico para las facturas B2C entre el 1 de diciembre de 2020 y el 30 de junio de 2021, siempre que dicha persona cumpla con las disposiciones de dicha notificación a partir del 1 de julio de 2021.

Comprobar la factura

Una factura del Impuesto sobre Bienes y Servicios (GST) o una factura del GST es una lista de los bienes enviados o los servicios prestados, junto con el importe a pagar. Todas las empresas registradas en el GST deben emitir una factura que contenga un GSTIN válido, y que además muestre el desglose del GST integrado, el GST central y el GST estatal. Además, es importante conocer los datos de una factura y comprobar si la factura GST emitida es auténtica o no.

(ii) Si una empresa no se ha registrado en el GST pero utiliza un GSTIN falso en la factura y cobra el GST, también se considerará una factura falsa ya que el impuesto pagado no se depositará en el gobierno.

Un GSTIN es un código único de 15 dígitos asignado a cada contribuyente, que se basa en el PAN y se asigna a nivel estatal.    Si hay algún cambio en la estructura de este número, puede ser fácilmente identificado como un número falso. Sin embargo, el hecho de que un GSTIN se mencione en el formato correcto no significa que el GSTIN sea válido o pertenezca a la empresa que emite la factura.

Nota: Si busca por el nombre del producto, asegúrese de que está incluido en el código HSN correcto, ya que varios productos con el mismo nombre podrían tener diferentes códigos HSN, en función de su descripción, y por lo tanto tener múltiples tipos impositivos.




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